Το Excel έχει γίνει το σύστημα της επιχείρησης
Το Excel ξεκίνησε ως πρόχειρο και έγινε η βάση δεδομένων της επιχείρησης. Πελάτες, παραγγελίες, αποθήκη, οφειλές, προγραμματισμός, όλα σε αρχεία που ανοίγουν τρία άτομα.
Δουλεύει μέχρι να χρειαστεί να το ανοίξει δεύτερος άνθρωπος ταυτόχρονα, ή μέχρι να ψάξεις τι άλλαξε πριν από δύο μήνες.
Πού σπάει
- Δεν ξέρεις ποια έκδοση είναι η σωστή. Υπάρχει το αρχείο, το αρχείο_νέο, και το αρχείο_τελικό_2. Κάποιος δουλεύει σε λάθος.
- Δεν υπάρχει ιστορικό. Άλλαξε ένα κελί, χάθηκε η προηγούμενη τιμή. Κανείς δεν ξέρει ποιος το άλλαξε και πότε.
- Δεν υπάρχουν δικαιώματα. Όποιος ανοίγει το αρχείο βλέπει τα πάντα, από τα κόστη μέχρι τους μισθούς.
- Δεν υπενθυμίζει τίποτα. Η λήξη, η ανανέωση, η επόμενη επαφή γράφονται σε κελί που δεν κοιτάει κανείς.
- Δεν κλιμακώνεται. Στις 3.000 γραμμές αρχίζει να κολλάει. Στις 10.000 δεν ανοίγει.
- Ένα λάθος σε τύπο περνάει σε όλη τη στήλη χωρίς να το δει κανείς για μήνες.
Πότε το Excel είναι σωστή επιλογή
Όταν το χειρίζεται ένα άτομο, όταν τα δεδομένα δεν ξεπερνούν μερικές εκατοντάδες γραμμές, και όταν κανείς δεν εξαρτάται από αυτό για να κάνει τη δουλειά του.
Αν ισχύουν και τα τρία, μη φτιάξεις σύστημα. Θα σου το πούμε.
Τι φτιάχνουμε στη θέση του
- Μία βάση, πολλοί χρήστες. Ταυτόχρονη πρόσβαση χωρίς κλείδωμα αρχείου και χωρίς αντίγραφα.
- Δικαιώματα ανά ρόλο. Ο καθένας βλέπει και αλλάζει μόνο ό,τι τον αφορά.
- Ιστορικό αλλαγών. Ποιος άλλαξε τι, πότε, από τι σε τι.
- Ειδοποιήσεις. Λήξεις, υπενθυμίσεις, όρια, στέλνονται μόνες τους.
- Αναζήτηση και φίλτρα που δουλεύουν σε δεκάδες χιλιάδες εγγραφές χωρίς αναμονή.
- Εξαγωγή σε Excel όποτε τη θέλεις. Δεν χάνεις τη δυνατότητα, χάνεις την εξάρτηση.
Πώς φαίνεται
Τι αλλάζει
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| Πολλά αντίγραφα του ίδιου αρχείου | Ένα σημείο αλήθειας |
| Όποιος ανοίγει, βλέπει τα πάντα | Δικαιώματα ανά ρόλο |
| Αλλαγές χωρίς ίχνος | Ποιος, πότε, τι |
| Υπενθυμίσεις που δεν κοιτάει κανείς | Ειδοποιήσεις που φτάνουν |
| Κόλλημα στις χιλιάδες γραμμές | Δεκάδες χιλιάδες χωρίς αναμονή |
Πόσο κρατάει
| Έκταση | Τι περιλαμβάνει | Χρόνος |
|---|---|---|
| Ένας πίνακας | Μία λίστα με φίλτρα, δικαιώματα, ιστορικό, εξαγωγή. | 2-3 εβδομάδες |
| Μικρό σύστημα | 3-5 συνδεδεμένοι πίνακες, ειδοποιήσεις, βασικές αναφορές. | 4-7 εβδομάδες |
| Πλήρες | Και ροές έγκρισης, σύνδεση με άλλα προγράμματα, πρόσβαση από κινητό. | 8-12 εβδομάδες |
Η μεταφορά των υπαρχόντων δεδομένων περιλαμβάνεται. Δεν ξαναπληκτρολογείς τίποτα.
Τι κοστίζει
Δεν έχουμε τιμοκατάλογο, γιατί δύο επιχειρήσεις με το ίδιο πρόβλημα σπάνια χρειάζονται το ίδιο σύστημα. Η τιμή εξαρτάται από τον όγκο, από το τι υπάρχει ήδη και από το τι πρέπει να συνδεθεί.
Πες μας πώς δουλεύεις σήμερα. Η πρώτη κουβέντα κρατά είκοσι λεπτά και δεν χρεώνεται. Μετά από αυτήν παίρνεις γραπτή εκτίμηση με ανάλυση σε φάσεις και σταθερό ποσό ανά φάση.
Συχνές ερωτήσεις
Θα χάσω ό,τι έχω γράψει;
Όχι. Τα υπάρχοντα αρχεία εισάγονται. Όσα δεν καθαρίζουν αυτόματα, τα βλέπουμε ένα ένα πριν την εισαγωγή.
Το προσωπικό μου ξέρει μόνο Excel
Η οθόνη σχεδιάζεται να μοιάζει με λίστα, γιατί αυτό ξέρουν. Η εκπαίδευση συνήθως κρατά μία ώρα.
Θα μπορώ να κατεβάζω σε Excel;
Ναι, με ένα κουμπί, σε όποια οθόνη θέλεις. Το Excel παραμένει εργαλείο ανάλυσης, παύει να είναι η βάση.
Πού θα βρίσκονται τα δεδομένα;
Σε δικό σου server ή δικό σου λογαριασμό φιλοξενίας. Παίρνεις αντίγραφο όποτε θέλεις.
Αν αύριο θέλω κάτι παραπάνω;
Προστίθεται. Γι' αυτό γράφεται από την αρχή με τρόπο που να επεκτείνεται, όχι με έτοιμα κομμάτια που δεν αλλάζουν.