Το προσωπικό μου κάνει copy-paste όλη μέρα
Κάθε μέρα κάποιος αντιγράφει δεδομένα από ένα σημείο σε άλλο, στέλνει τα ίδια email με αλλαγμένα ονόματα, ή ελέγχει χειροκίνητα λίστες για να βρει τι άλλαξε.
Οι εργασίες αυτές δεν είναι δύσκολες. Είναι απλώς αδιάκοπες, και τρώνε τον χρόνο ανθρώπων που πληρώνονται για κάτι άλλο.
Πώς μετράμε αν αξίζει
Τρία νούμερα, τίποτα άλλο:
- Πόσα λεπτά παίρνει η εργασία κάθε φορά.
- Πόσες φορές γίνεται τον μήνα.
- Πόσο κοστίζει η ώρα αυτού που την κάνει.
Αν το γινόμενο ξεπερνά το κόστος του αυτοματισμού μέσα σε δώδεκα μήνες, αξίζει. Αν όχι, δεν το κάνουμε και σου το λέμε.
Τι αυτοματοποιείται συνήθως
- Μεταφορά δεδομένων ανάμεσα σε δύο προγράμματα που δεν συνδέονται.
- Αποστολή τυποποιημένων email και μηνυμάτων με προσωποποιημένα στοιχεία.
- Παραγωγή εγγράφων: προσφορές, συμβόλαια, δελτία εργασίας, πιστοποιητικά.
- Έλεγχοι που γίνονται με το μάτι: τιμές που ξέφυγαν, εγγραφές που λείπουν, ημερομηνίες που πέρασαν.
- Συγκέντρωση αρχείων από προμηθευτές και εισαγωγή με κανόνες.
- Υπενθυμίσεις και κλιμακώσεις όταν κάτι μένει στάσιμο.
Τι δεν αυτοματοποιούμε
Ό,τι απαιτεί κρίση. Ένας αυτοματισμός που παίρνει απόφαση την οποία δεν μπορεί να εξηγήσει, δημιουργεί περισσότερη δουλειά από όση γλιτώνει.
Ο κανόνας που εφαρμόζουμε: ο αυτοματισμός ετοιμάζει, ο άνθρωπος εγκρίνει, όπου η απόφαση έχει συνέπειες.
Πώς δουλεύουμε
- Καταγραφή. Καθόμαστε δίπλα στον άνθρωπο που κάνει τη δουλειά και τη γράφουμε βήμα βήμα. Χωρίς αυτό, ο αυτοματισμός θα λύσει άλλο πρόβλημα.
- Απλοποίηση πρώτα. Συχνά τα μισά βήματα είναι περιττά και φύγαν χωρίς να γραφτεί κώδικας.
- Υλοποίηση σε μικρά κομμάτια που μπαίνουν σε λειτουργία ένα ένα.
- Ημερολόγιο και ειδοποιήσεις. Ξέρεις τι έτρεξε, τι πέτυχε, τι απέτυχε.
- Χειροκίνητη διέξοδος. Ό,τι αυτοματοποιείται μπορεί να γίνει και με το χέρι αν χρειαστεί.
Τι αλλάζει
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| Ώρες σε αντιγραφή δεδομένων | Τρέχει μόνο του σε καθορισμένη ώρα |
| Λάθη από κούραση | Ίδιο αποτέλεσμα κάθε φορά |
| Γίνεται όταν προλάβει κάποιος | Γίνεται πάντα |
| Το ξέρει ένα άτομο | Είναι γραμμένο και επαναλήψιμο |
Πόσο κρατάει
| Έκταση | Τι περιλαμβάνει | Χρόνος |
|---|---|---|
| Ένας αυτοματισμός | Μία εργασία, με ημερολόγιο και ειδοποίηση. | 3-10 ημέρες |
| Ροή εργασίας | 3-5 συνδεδεμένα βήματα με εγκρίσεις. | 3-5 εβδομάδες |
| Πλήρες | Και σύνδεση συστημάτων, παραγωγή εγγράφων, πίνακας παρακολούθησης. | 6-10 εβδομάδες |
Τι κοστίζει
Εξαρτάται από τρία πράγματα: πόσο μεγάλο είναι το πρόβλημα, σε τι κατάσταση είναι τα δεδομένα σου, και τι πρέπει να μιλήσει με τι. Κανένα από τα τρία δεν φαίνεται πριν κοιτάξουμε.
Είκοσι λεπτά κουβέντα, χωρίς χρέωση. Στο τέλος ξέρεις αν σε συμφέρει, και αν ναι, τι περιλαμβάνει η πρώτη φάση.
Συχνές ερωτήσεις
Θα χάσουν δουλειά οι υπάλληλοί μου;
Στην πράξη αλλάζει το τι κάνουν. Ο χρόνος πάει σε εξυπηρέτηση και πωλήσεις, που δεν προλάβαινε κανείς.
Χρησιμοποιείτε τεχνητή νοημοσύνη;
Όπου βοηθά πραγματικά, όπως στην ταξινόμηση κειμένου ή στη σύνοψη. Για μεταφορά δεδομένων και κανόνες, ο απλός κώδικας είναι φθηνότερος και πιο αξιόπιστος.
Τι γίνεται αν αλλάξει η διαδικασία;
Οι κανόνες είναι σε ρυθμίσεις, όχι χαμένοι μέσα στον κώδικα. Οι περισσότερες αλλαγές γίνονται χωρίς νέα ανάπτυξη.
Πώς ξέρω ότι δουλεύει σωστά;
Κάθε εκτέλεση καταγράφεται. Την πρώτη περίοδο τρέχει παράλληλα με τη χειροκίνητη διαδικασία και συγκρίνονται τα αποτελέσματα.