Πώς δουλεύουμε

Οι περισσότερες ερωτήσεις πριν από μια συνεργασία είναι οι ίδιες: πόσο κοστίζει, πόσο κρατάει, τι γίνεται αν αλλάξω γνώμη, ποιος έχει τον κώδικα. Απαντιούνται εδώ, χωρίς να χρειαστεί να τηλεφωνήσεις.

Τα επτά βήματα

1. Ακούμε. Πρώτα καταλαβαίνουμε πώς λειτουργεί η επιχείρηση. Τι πουλάει, σε ποιον, με ποια σειρά, ποιος αποφασίζει τι. Χωρίς αυτό, οτιδήποτε προτείνουμε είναι εικασία.
2. Καταγράφουμε τα σημεία πόνου. Ρωτάμε τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά κάθε μέρα, όχι μόνο τη διοίκηση. Πού κολλάει, τι ξαναγράφεται, τι χάνεται, τι γίνεται δύο φορές. Τα γράφουμε ένα προς ένα.
3. Αναλύουμε τις υπάρχουσες διαδικασίες. Χαρτογραφούμε τη ροή βήμα προς βήμα, όπως συμβαίνει στην πραγματικότητα και όχι όπως υποτίθεται ότι συμβαίνει. Εδώ φαίνεται πού πάει ο χρόνος.
4. Προτείνουμε: βελτίωση, αντικατάσταση ή κατάργηση. Κάθε βήμα της ροής παίρνει μία από τις τρεις αποφάσεις. Συχνά τα μισά βήματα καταργούνται εντελώς, επειδή υπήρχαν για να καλύψουν έναν περιορισμό που δεν υπάρχει πια.
5. Αναλυτική παρουσίαση και συζήτηση. Παρουσιάζουμε γραπτά τι προτείνουμε, γιατί, σε πόσες φάσεις και με ποια σειρά. Το συζητάμε μαζί σου πριν εγκριθεί οτιδήποτε. Αν διαφωνείς σε ένα σημείο, αλλάζει εκεί.
6. Υλοποίηση και δοκιμή. Δουλεύουμε σε φάσεις. Κάθε φάση βγαίνει σε λειτουργία και δοκιμάζεται πριν ξεκινήσει η επόμενη, ώστε να μη χτίζεται τίποτα πάνω σε λάθος υπόθεση.
7. Έλεγχος σε πραγματικές συνθήκες και fine tuning. Το σύστημα μπαίνει στην καθημερινή ροή με πραγματικό φόρτο και πραγματικούς χρήστες. Ό,τι δεν δουλεύει όπως περιμέναμε, ρυθμίζεται.

Τι κάνει τη διαφορά

• Δεν ξεκινάμε από την τεχνολογία. Η επιλογή εργαλείων γίνεται στο βήμα 5, αφού έχουμε καταλάβει τι πρέπει να λυθεί. Η αντίστροφη σειρά παράγει συστήματα που κανείς δεν χρησιμοποιεί.
• Μιλάμε με αυτούς που κάνουν τη δουλειά. Ο υπάλληλος που καταχωρεί παραγγελίες οκτώ ώρες τη μέρα ξέρει πού είναι το πρόβλημα καλύτερα από οποιοδήποτε οργανόγραμμα.
• Η κατάργηση είναι λύση. Το φθηνότερο βήμα είναι αυτό που δεν γίνεται καθόλου. Πριν αυτοματοποιήσουμε κάτι, ρωτάμε αν χρειάζεται να υπάρχει.
• Σου λέμε πότε δεν αξίζει. Αν το πρόβλημα λύνεται με μια αλλαγή στη διαδικασία ή με ένα έτοιμο εργαλείο, θα το ακούσεις από εμάς.

Τι αλλάζει με τη σωστή ανάλυση

Πόσο κρατάει

Τυπικοί χρόνοι ανά μέγεθος έργου. Ο δικός σου προκύπτει μετά την καταγραφή.

Πόσο κοστίζει

Δεν δημοσιεύουμε τιμές και δεν δίνουμε νούμερο στο τηλέφωνο πριν δούμε τι χρειάζεται. Η ίδια περιγραφή προβλήματος έχει βγάλει προσφορές με διαφορά τεσσάρων φορές, ανάλογα με το τι υπήρχε από πριν και σε τι κατάσταση ήταν τα δεδομένα.

Αυτό που δεσμευόμαστε είναι ο τρόπος: ανάλυση σε φάσεις, σταθερό ποσό ανά φάση, γραπτά, με ρητή αναφορά στο τι δεν περιλαμβάνεται. Καμία ανοιχτή χρέωση και καμία έκπληξη στη μέση.

Ο καθαρισμός δεδομένων και η ανάκτηση προσβάσεων τιμολογούνται ξεχωριστά όταν χρειάζονται, γιατί δεν φαίνονται πριν κοιτάξουμε. Θα το ξέρεις πριν ξεκινήσει η δουλειά, όχι μετά.

Είκοσι λεπτά κουβέντα, χωρίς χρέωση. Στο τέλος ξέρεις αν σε συμφέρει να προχωρήσεις και τι περιλαμβάνει η πρώτη φάση.

Τι γίνεται αν αλλάξεις γνώμη στη μέση

Επειδή δουλεύουμε σε φάσεις, η δέσμευση είναι ανά φάση. Αν μετά την πρώτη αποφασίσεις ότι δεν συνεχίζεις, σταματάς. Παίρνεις ό,τι έχει παραδοθεί, λειτουργικό, με τον κώδικά του.

Αν αλλάξει η απαίτηση μέσα σε μια φάση, το συζητάμε και βγαίνει νέα εκτίμηση για ό,τι προστίθεται. Δεν προσθέτουμε κρυφές χρεώσεις και δεν δεχόμαστε αλλαγές που ακυρώνουν δουλειά που πληρώθηκε, χωρίς να το πούμε ρητά.

Ποιος έχει τον κώδικα

Εσύ. Ο κώδικας παραδίδεται, η βάση είναι δική σου, οι προσβάσεις στο όνομά σου. Μπορείς να πάρεις αντίγραφο όποτε θέλεις και να συνεχίσεις με άλλον αν το επιλέξεις.

Δεν κλειδώνουμε πελάτες σε μηνιαία συνδρομή για να συνεχίσουν να λειτουργούν. Αν μείνεις, θα είναι επειδή δουλεύει η συνεργασία.

Τι γίνεται μετά την παράδοση

• Εγγύηση διορθώσεων. Ό,τι δεν λειτουργεί όπως συμφωνήθηκε, διορθώνεται χωρίς χρέωση για 90 ημέρες.
• Υποστήριξη με συμφωνημένο χρόνο απόκρισης, σε τρία επίπεδα ανάλογα με το πόσο κρίσιμο είναι το σύστημα.
• Παρακολούθηση διαθεσιμότητας και διαδικασιών, με ειδοποίηση πριν το μάθει ο πελάτης σου.
• Νέες λειτουργίες ως ξεχωριστά μικρά έργα, με δική τους εκτίμηση.

Γιατί γράφουμε αντί να συναρμολογούμε έτοιμα κομμάτια

Τα έτοιμα πρόσθετα καλύπτουν το 80% μιας ανάγκης γρήγορα και φθηνά. Το πρόβλημα είναι το υπόλοιπο 20%, που είναι συνήθως ο λόγος που ζητάς σύστημα.

Όταν το 20% δεν καλύπτεται, οι επιλογές είναι δύο: να αλλάξεις τον τρόπο που δουλεύεις για να ταιριάξει στο εργαλείο, ή να στοιβάξεις τρία πρόσθετα που το καθένα σπάει σε κάθε ενημέρωση. Και τα δύο κοστίζουν περισσότερο σε βάθος διετίας.

Δουλεύουμε με PHP και MySQL, χωρίς περιττά επίπεδα, σε κανονική φιλοξενία. Δεν χρειάζεται ειδική υποδομή για να τρέξει ό,τι φτιάχνουμε, και δεν χρειάζεται εξειδικευμένος προγραμματιστής για να το συντηρήσει αργότερα.

Πότε λέμε όχι

• Όταν η ανάγκη καλύπτεται από έτοιμο εργαλείο που κοστίζει λιγότερο. Θα σου το πούμε στην πρώτη κουβέντα.
• Όταν το πρόβλημα είναι οργανωτικό και όχι τεχνικό. Ένα σύστημα δεν λύνει μια διαδικασία που δεν έχει αποφασιστεί.
• Όταν δεν υπάρχει άνθρωπος από τη δική σου πλευρά που να μπορεί να απαντά σε ερωτήσεις κατά την υλοποίηση. Χωρίς αυτόν, το έργο θα βγει λάθος.
• Όταν το χρονοδιάγραμμα που ζητάς δεν είναι εφικτό. Προτιμάμε να το πούμε παρά να συμφωνήσουμε και να αργήσουμε.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί δεν έχετε τιμές στο site;

Επειδή θα ήταν παραπλανητικές. Ένα σύστημα παραγγελιοληψίας για επιχείρηση με 20 πελάτες και ένα για επιχείρηση με 400 δεν έχουν σχέση μεταξύ τους, ενώ περιγράφονται με τα ίδια λόγια. Προτιμάμε να ρωτήσεις και να πάρεις νούμερο που ισχύει.

Χρεώνετε την πρώτη συνάντηση;

Όχι. Η καταγραφή, που είναι το δεύτερο βήμα, χρεώνεται όταν απαιτεί ουσιαστική δουλειά.

Δουλεύετε μόνο στην Ελλάδα;

Έχουμε παραδώσει έργα σε 14 χώρες. Η επικοινωνία γίνεται εξ αποστάσεως όπου χρειάζεται, με επιτόπιες συναντήσεις όπου έχει νόημα.

Πόσα άτομα δουλεύουν στο έργο μου;

Μικρή ομάδα, με ένα άτομο ως σταθερό σημείο επαφής. Δεν αλλάζει ο συνομιλητής σου κάθε εβδομάδα.

Τι γίνεται αν σταματήσετε να λειτουργείτε;

Έχεις τον κώδικα και τη βάση. Το σύστημα δεν εξαρτάται από εμάς για να τρέχει. Είμαστε στην αγορά από το 2003, αλλά η απάντηση δεν πρέπει να βασίζεται σε αυτό.

Μπορώ να ξεκινήσω με κάτι μικρό;

Είναι ο προτεινόμενος τρόπος. Μία φάση, ένα μετρήσιμο αποτέλεσμα, και μετά αποφασίζεις αν συνεχίζεις.

Έχω ήδη προγραμματιστή. Συνεργάζεστε;

Ναι. Σε αρκετά έργα αναλαμβάνουμε ένα κομμάτι και ο υπάρχων συνεργάτης το υπόλοιπο. Χρειάζεται σαφής διαχωρισμός ευθύνης από την αρχή.

Το επόμενο βήμα

Είκοσι λεπτά κουβέντα. Πες μας πώς δουλεύεις σήμερα και τι σε δυσκολεύει. Θα σου πούμε αν αξίζει να γίνει σύστημα, τι θα κόστιζε περίπου, και σε πόσο χρόνο.

Σχετικά

• Ποιοι είμαστε: από το 2003 στο Βασιλικό Ευβοίας
• Οι τέσσερις γραμμές υπηρεσιών
• Δες πώς έγινε: από φύλλο 226 γραμμών σε σύστημα
• Δες πώς έγινε: μεταφορά από εγκαταλελειμμένο σύστημα
• Κλείσε μια κουβέντα 20 λεπτών