Από φύλλο 226 γραμμών σε σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών

Η κατάσταση

Επιχείρηση που παρείχε επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες με ετήσια ανανέωση. 226 ενεργές γραμμές σε ένα φύλλο υπολογισμού, με ημερομηνία λήξης, ποσό και πελάτη.

Τι κόστιζε

• Λήξεις που περνούσαν απαρατήρητες. Ο πελάτης δεν ειδοποιούνταν, δεν ανανέωνε, και το αντιλαμβάνονταν μήνες μετά.
• Τιμολόγηση ένα ένα, κάθε μήνα, με αποστολή σε email.
• Καμία εικόνα για το ποιος είχε πληρώσει χωρίς άνοιγμα της λογιστικής.
• Καμία πρόβλεψη εσόδων, ενώ η πληροφορία υπήρχε ήδη μέσα στο ίδιο το φύλλο.
• Το φύλλο το κρατούσε ένα άτομο.

Τι φτιάχτηκε

• Μητρώο υπηρεσιών ανά πελάτη με τύπο, περίοδο, ποσό, ημερομηνία έναρξης και λήξης.
• Υπενθυμίσεις σε κλιμάκωση: 30, 15 και 3 ημέρες πριν, προς τον πελάτη και εσωτερικά.
• Αυτόματη έκδοση και αποστολή παραστατικού στην ημερομηνία ανανέωσης.
• Παρακολούθηση πληρωμών με σήμανση απλήρωτων και αυτόματη όχληση.
• Πίνακας κατάστασης: ενεργά, ληγμένα, απλήρωτα, υπό ακύρωση.
• Πρόβλεψη ανανεώσεων και εσόδων για δώδεκα μήνες.
• Καρτέλα πελάτη με όλες τις υπηρεσίες του και ιστορικό πληρωμών.

Τι άλλαξε

Η εισαγωγή των 226 γραμμών έγινε σε μία μέρα. Ο καθαρισμός των διπλών και ασυμφωνιών πήρε τρεις.

Στοιχεία έργου

• Κλάδος: πάροχοι επαναλαμβανόμενων υπηρεσιών
• Διάρκεια: 8 εβδομάδες
• Όγκος: 226 ενεργές υπηρεσίες κατά τη μεταφορά

• Δεν ξέρω ποιος πελάτης μου χρωστάει τι και πότε λήγει
• Το Excel έχει γίνει το σύστημα της επιχείρησης