Πέντε συνδρομές σε ένα σύστημα

Η κατάσταση

Επιχείρηση υπηρεσιών με πέντε συνδρομητικά εργαλεία: ραντεβού, τιμολόγηση, email, εργασίες, αποθήκευση αρχείων. Κανένα δεν επικοινωνούσε με τα άλλα. Ο ίδιος πελάτης υπήρχε ως εγγραφή σε τέσσερα από αυτά.

Τι κόστιζε

• Συνολικό μηνιαίο κόστος συνδρομών που δεν είχε υπολογιστεί ποτέ σε ετήσια βάση.
• Χρέωση ανά χρήστη που ανέβαινε κάθε φορά που προσλαμβανόταν κάποιος.
• Καταχώρηση των ίδιων στοιχείων πελάτη σε τέσσερα σημεία.
• Ασυμφωνίες: το ένα εργαλείο έδειχνε εξοφλημένο, το άλλο όχι.
• Δεδομένα σε πέντε παρόχους, με πέντε διαφορετικές πολιτικές.

Η καταγραφή πρώτα

Πρώτο παραδοτέο ήταν λίστα με κάθε εργαλείο, το ετήσιο κόστος του, ποιος το χρησιμοποιεί πραγματικά και τι λειτουργίες χρειάζονται. Δύο από τα πέντε χρησιμοποιούνταν σε ποσοστό μικρότερο του δέκα τοις εκατό των δυνατοτήτων τους.

Η απόφαση δεν ήταν ενιαία. Ανά εργαλείο: κρατιέται, συνδέεται, ή αντικαθίσταται.

Τι έγινε τελικά

• Το εργαλείο email marketing κρατήθηκε. Δούλευε καλά και η αντικατάστασή του δεν αποσβενόταν ποτέ.
• Η αποθήκευση αρχείων κρατήθηκε και συνδέθηκε με το νέο σύστημα.
• Ραντεβού, εργασίες και τιμολόγηση αντικαταστάθηκαν από ένα σύστημα με κοινή καρτέλα πελάτη.
• Μεταφορά δεδομένων από τα τρία με έλεγχο πληρότητας πριν την οριστική διακοπή των συνδρομών.
• Δικαιώματα ανά ρόλο, χωρίς χρέωση ανά χρήστη.

Τι άλλαξε

Ο κανόνας απόφασης

Αν η απόσβεση ξεπερνούσε τα δύο χρόνια, το εργαλείο κρατιόταν. Ο υπολογισμός γινόταν με ετήσιο κόστος συνδρομής συν εκτιμώμενο κόστος χαμένου χρόνου, έναντι κόστους ανάπτυξης και συντήρησης. Με αυτόν τον κανόνα, δύο από τα πέντε δεν αγγίχτηκαν.

Στοιχεία έργου

• Κλάδος: επιχείρηση υπηρεσιών
• Διάρκεια: 10 εβδομάδες, με 1 εβδομάδα καταγραφής πριν την απόφαση

• Πληρώνω συνδρομές σε 5 προγράμματα που δεν συνδέονται
• Το Excel έχει γίνει το σύστημα της επιχείρησης