Τμήματα, απουσίες, βαθμοί και ενημέρωση γονέων σε ένα σύστημα

Η κατάσταση

Κέντρο ξένων γλωσσών με περίπου 320 μαθητές και 40 τμήματα. Το πρόγραμμα σε πίνακα, οι παρουσίες σε καταστάσεις από χαρτί, οι βαθμοί στα τετράδια των καθηγητών, τα δίδακτρα σε ξεχωριστό φύλλο.

Τι κόστιζε

• Απουσίες που δεν αθροίζονταν ποτέ, άρα δεν εντοπίζονταν μαθητές που έχαναν συστηματικά.
• Ενημέρωση γονέα μόνο στη συγκέντρωση ή όταν τηλεφωνούσε.
• Καθυστερημένα δίδακτρα που εντοπίζονταν μήνες αργότερα.
• Αναπληρώσεις που συμφωνούνταν προφορικά και ξεχνιόνταν.
• Αλλαγές προγράμματος που δεν έφταναν σε όλους τους εμπλεκόμενους.

Τι φτιάχτηκε

• Μητρώο μαθητών, καθηγητών, τμημάτων και αιθουσών με εβδομαδιαίο πρόγραμμα.
• Παρουσιολόγιο από το κινητό του καθηγητή, με άμεση ειδοποίηση γονέα σε απουσία.
• Βαθμολογίες ανά διαγώνισμα με ιστορικό και γράφημα εξέλιξης.
• Περιβάλλον γονέα με απουσίες, βαθμούς, ανακοινώσεις και οφειλές.
• Δίδακτρα σε δόσεις με υπενθυμίσεις, online πληρωμή και αυτόματο παραστατικό.
• Προγραμματισμός αναπληρώσεων με ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων.
• Αναφορές πληρότητας τμημάτων και εισπράξεων.

Τι άλλαξε

Ο χρονισμός είχε σημασία

Το έργο ξεκίνησε τον Μάρτιο και παραδόθηκε πριν τις εγγραφές του Σεπτεμβρίου. Αν είχε ξεκινήσει τον Ιούνιο, θα έπρεπε να λειτουργήσει παράλληλα με την πιο φορτωμένη περίοδο της χρονιάς.

Στοιχεία έργου

• Κλάδος: κέντρα ξένων γλωσσών
• Διάρκεια: 13 εβδομάδες σε τρεις φάσεις
• Όγκος: 320 μαθητές, 40 τμήματα

• Εκπαίδευση και φροντιστήρια
• Το Excel έχει γίνει το σύστημα της επιχείρησης